Uno de los muchos retos a los que te enfrentaras al constituir tu nueva empresa es el control de la contabilidad . Como parte esencial de la actividad empresarial, es necesario que conozcas sus claves para que tu nueva empresa sea un éxito.
Podemos definir la contabilidad como el sistema de control y registro de las operaciones económicas como compras y ventas, inversiones financieras, movimientos bancarios o liquidaciones de impuestos. La contabilidad está realmente en nuestro día a día, ya que todos en algún momento tenemos que hacernos cargo de nuestras finanzas personales. En el caso de una empresa, la contabilidad adquiere una importancia fundamental.
Realizar un buen control de la contabilidad de tu negocio puede ser determinante para el éxito o fracaso de este. Una mala contabilidad no solo puede conllevar sanciones importantes por la autoridad competente, sino también puede significar la quiebra del negocio.
La contabilidad en una empresa
La primera decisión que tomaremos respecto a la contabilidad de la empresa es escoger el programa contable. Actualmente hay muchos en el mercado y aunque la elección entre uno y otro puede responder a motivos personales como la experiencia manejándolos o su usabilidad, hay un factor al margen de esto que debemos tener en cuenta. Es muy recomendable que el programa contable que elijas tenga la posibilidad de guardar los archivos en línea o en la nube. Esto nos permite poder teletrabajar y acceder a nuestros datos contables en cualquier sitio. Además, mantiene segura toda nuestra documentación sin necesidad de realizar copias de seguridad de nuestro ordenador, y nos evitará disgustos si en algún caso perdemos el ordenador o entra un virus.
Otro de los elementos claves para la contabilidad son los justificantes de las operaciones, ya sea en formato físico o con un comprobante virtual, deberás guardar siempre estos documentos. Algunos de los más comunes son las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los recibos de caja o los justificantes de movimientos bancarios.
No se puede realizar un apunte contable sin el correspondiente documento que demuestre su veracidad
La importancia de los libros contables
Los libros contables nos ayudan a mantener nuestra información financiera ordenada cronológicamente y poder extraer información de ellos cuando los necesitemos. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntarios, como el libro mayor u otros libros auxiliares , dependiendo de la actividad de nuestra empresa, como por ejemplo el libro de caja o el de salidas y entradas del almacén. En cuanto a los obligatorios, estos son el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
El libro diario registra el día a día de todas las operaciones contables que se desarrollen en la empresa ordenadas cronológicamente. La ley permite que estos registros no tengan que ser actualizados diariamente, pueden agruparse operaciones realizadas en un periodo de un mes. Estos apuntes suelen traspasarse más tarde al Libro Mayor y recogerse en los estados contables del ejercicio.
Por otro lado, en el libro de inventarios y cuentas anuales podremos observar la situación actual de la empresa y su evolución al menos del último trimestre. Contiene el balance de situación de patrimonio empresarial, la cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados, la evolución del patrimonio neto, y la memoria del ejercicio que interprete los apartados anteriores. Algunas empresas deberán incluir también el estado de flujos de efectivo.
Cómo organizar la contabilidad en una empresa
Aunque no existe una única fórmula correcta para realizar la contabilidad, hay cuatro pasos que te pueden ayudar a planificarte y a trabajar de una manera clara y sencilla.
- Reúne toda la información contable, tanto ingresos como gastos, en un único lugar y clasifícala por orden cronológico.
- Haz los asientos contables que corresponden a cada movimiento. Este paso se suele llamar comúnmente «picar los datos».
- Cuadrar los extractos de las entidades bancarias con las que trabajes y la documentación contable, para que el saldo concuerde en todo momento. Esto se llama conciliación bancaria.
- Revisa las cuentas y extractos para comprobar que no hay apuntes duplicados erróneos, o en una fecha que no les corresponde.
Algunas recomendaciones
Realizar la contabilidad suele postergarse y puede llegar a ser una tarea muy tediosa. Lo mejor es realizar día a día o cada breve período de tiempo una actualización de asientos que evite la acumulación de trabajo. No debemos olvidar que la contabilidad es la manera más fiable de conocer el estado de liquidez de tu empresa.
Debemos conocer las fechas en las que es obligatorio presentar documentación como impuestos, retenciones, IRPF, IVA, declaración de la renta o el impuesto de sociedades. En el mes de enero se presenta el cierre del año anterior y el mes de abril es cuando se puede comenzar a presentar la declaración de la renta. Para conocer otras fechas destacadas te aconsejamos comprobar el calendario fiscal 2019.
Por último, si tu empresa comienza a crecer y los movimientos bancarios y las nóminas se multiplican, quizás deberías plantearte contratar una asesoría fiscal y contable. La contabilidad se vuelve más compleja a medida que el negocio crece y pese a que nunca se debería dejar de conocer que esta pasando con las finanzas de tu empresa, contar con ayuda profesional puede ser muy beneficioso para tu compañía.
